Manual de usuario

Guía práctica para emitir facturas

Esta guía explica el uso operativo de la plataforma para operadores, administradores y soporte. Incluye el flujo real para emitir facturas en compra venta, supermercado y tasa cero, además de la administración de categorías, productos y clientes.

Operador de caja Administrador Soporte / Configuración
Índice
Antes de comenzar Compra venta Supermercado Tasa cero Categorías, productos y clientes Errores frecuentes Anulación Soporte

1. Antes de comenzar

Datos que deben existir

  • Empresa configurada.
  • Sucursal activa.
  • Punto de venta activo.
  • Productos sincronizados.
  • Métodos de pago disponibles.
  • Ambiente de prueba o producción según corresponda.

Revisión previa

Antes de emitir una factura, confirme que el punto de venta esté activo, que el cliente exista y que los productos estén visibles en el buscador. Esto evita errores al final del proceso.

Antes de presionar Emitir, revise cuidadosamente cliente, NIT o documento, productos, cantidades, precios, descuentos y método de pago. Una vez emitida la factura, cualquier corrección puede requerir anulación o emisión de un nuevo comprobante.

2. Emitir factura de compra venta

Flujo paso a paso
  1. Ingrese al menú Facturación > Compra venta.
  2. Presione Buscar cliente o Nuevo cliente.
  3. Agregue los productos o servicios desde el buscador.
  4. Revise cantidades, precios y descuentos.
  5. Seleccione el método de pago.
  6. Presione Emitir factura.
  7. Imprima, descargue el PDF o envíe el comprobante por correo.

Qué debe revisar el operador

  • Que el cliente esté correcto.
  • Que el NIT o documento no tenga errores.
  • Que los productos correspondan a la venta.
  • Que el descuento sea el esperado.
  • Que el total coincida con el cobro.

3. Emitir factura de supermercado

Flujo paso a paso
  1. Ingrese al menú Facturación > Supermercado.
  2. Busque productos por código, nombre o lector de barras.
  3. Agregue las cantidades de manera rápida.
  4. Si corresponde, seleccione o registre el cliente.
  5. Confirme el cobro y el método de pago.
  6. Presione Emitir comprobante.
  7. Imprima o entregue el comprobante al cliente.

Uso recomendado

Esta modalidad está pensada para atención rápida en caja. El operador debe trabajar con búsquedas cortas, productos frecuentes y confirmación visual rápida antes de emitir.

4. Emitir factura tasa cero

Flujo paso a paso
  1. Ingrese al menú Facturación > Tasa cero.
  2. Busque o registre el cliente.
  3. Agregue el detalle de productos o servicios.
  4. Revise que la operación corresponda realmente a tasa cero.
  5. Confirme importes, documentos y método de pago.
  6. Presione Emitir factura.
  7. Guarde el PDF y el XML si la operación lo requiere.

Nota operativa

Use esta modalidad únicamente cuando la operación corresponda a una factura tasa cero. Antes de emitir, verifique que el tipo de operación, los documentos y los importes sean correctos.

5. Cómo administrar categorías, productos y clientes

Categorías

Sirven para ordenar productos y agilizar la búsqueda del operador.

  • Crear nombres cortos y claros.
  • Evitar duplicados.
  • Usarlas como apoyo visual para clasificar.

Productos

El producto debe tener información completa para ser usado al facturar sin ambigüedades.

  • Nombre claro.
  • Precio y unidad correctos.
  • Datos fiscales sincronizados.
  • Producto activo y visible para venta.

Clientes

Registrar correctamente al cliente evita errores al emitir y ayuda con búsquedas futuras.

  • Nombre o razón social.
  • NIT o documento válido.
  • Correo si recibirá factura por email.
  • Datos consistentes para evitar duplicados.

6. Errores frecuentes

No aparece el producto

Verifique que el producto exista, esté activo y sincronizado. Si no aparece, pida una nueva sincronización o revisión de catálogo.

El cliente tiene NIT incorrecto

Revise el número antes de emitir. Si el cliente es nuevo, confirme el dato con un documento válido o con la información registrada.

El sistema no permite emitir

Puede faltar sucursal, punto de venta activo, CUFD vigente o datos completos del comprobante. Revise la configuración antes de reintentar.

La factura fue rechazada

Revise el mensaje devuelto por el sistema y corrija el dato que provocó el rechazo. Si el rechazo se repite, verifique la conexión y la configuración fiscal.

No se imprime el comprobante

Compruebe que la impresora esté seleccionada y disponible. Si el problema persiste, descargue el PDF y valide la configuración de impresión del navegador o del equipo.

No llega el correo al cliente

Revise que el correo esté bien escrito y que el sistema de envío esté activo. También verifique spam o bandeja de promociones.

El punto de venta no está activo

Cambie a un punto de venta habilitado. Si el punto de venta correcto no aparece, solicite revisión de la configuración del usuario o de la sucursal.

El producto no está sincronizado

Actualice el catálogo de productos y verifique que el producto tenga los datos fiscales necesarios para emitir.

7. Anulación o reversión

Cuándo corresponde anular

  • Cuando se emitió con cliente equivocado.
  • Cuando el producto o importe quedó mal registrado.
  • Cuando hubo un error operativo antes de entregar el comprobante.

Qué revisar antes de anular

  • Número de factura.
  • CUF y fecha de emisión.
  • Motivo de anulación.
  • Si el cliente ya recibió el comprobante.
Si la factura ya fue entregada al cliente, verifique el procedimiento interno antes de emitir una nueva. En caso de duda, pida apoyo al equipo de soporte.

8. Soporte y ayuda

Si tiene dudas sobre el uso de la plataforma, comuníquese con el equipo de soporte Moyata.

También puede visitar moyata.net para conocer otras soluciones del ecosistema Moyata.